PERFEKTE CHEFENTLASTUNG UND BÜROORGANISATION DURCH DIE AGILE CHEF-ASSISTENZ

Agile Chef-Assistenz – An die Organisation in Ihrem Office werden vielfältige Anforderungen gestellt:

Die optimale Zuarbeit zu einem oder mehreren Vorgesetzten (m/w), die Unterstützung eines Teams, die Bewältigung von Fachaufgaben unterschiedlicher Sachgebiete, die Betreuung von Projekten oder auch die Unterstützung bei der Digitalisierung müssen professionell bewältigt werden.

Dazu benötigen Sie als Agile Chef–Assistenz ein optimales Informations- und Wissensmanagement und einen souveränen Auftritt gegenüber Vorgesetzten, Kund/innen und Mitarbeiter/innen sowie klare Regeln für die Zusammenarbeit.

Beeindrucken Sie Ihre Chefin/ Ihren Chef mit neuen Ideen für eine optimale Entlastung vom Alltagsgeschäft, so dass sie/ er sich auf die wesentlichen Führungsaufgaben fokussieren kann.

Themenüberblick des Seminars „Agile Chef-Assistenz“:

1. Klarheit und offene Kommunikation als Basis guter Zusammenarbeit
2. Digitale Tools und Informationsmanagement 4.0: So behalten Sie den Überblick
3. Teamwork auf Distanz: So gelingt die Zusammenarbeit virtuell
4. Mit Psychologie, kundenorientierter Kommunikation & optimiertem Zeitmanagement punkten
5. Weniger Stress & mehr Gelassenheit im Büroalltag

Inhalte des Seminars „Agile Chef-Assistenz“

Das Fundament guter Zusammenarbeit

• Ihre Rolle in der Assistenz: „König/-in ohne Reich“ oder „Mädchen/ Junge für alles“?
• Regelmäßiges Feedback für beide Seiten
• Klare Absprachen – Missverständnisse vermeiden
• Schärfen Sie Ihr Einfühlungsvermögen: So „tickt“ Ihr Umfeld
• Eineneue (junge) Chefin/ein neuer (junger) Chef – und jetzt?

Mit digitalen Tools den Überblick behalten

• Outlookgezielt nutzen und einsetzen
• Termine professionell planen, koordinieren und überwachen
• Digitale Ablage effizient gestalten

Wirkungsvolles Informationsmanagement 4.0

• Umgang mit dem Postfach der/ des Vorgesetzten
• Die E-Mail-Flut beseitigen
• Wissensmanagement mit OneNote

Virtuelle Zusammenarbeit auf Distanz

• Die räumliche Distanz zu den Vorgesetzten optimal überbrücken
• Geeignete digitale Hilfsmittel nutzen
• Gute Teamarbeit trotz Homeoffice

Die Psychologie der rationellen Organisation

• ABC-Analyse und Eisenhower-Prinzip: ein alter Hut?
• Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden
• Der Sägeblatt-Effekt und seine Folgen

Selbstbestimmtes Handeln und Verantwortung

• Zeitdiebe erkennen und nachhaltig beseitigen
• Umgang mit der „Aufschieberitis”
• Durchsetzungskraft und Selbstbehauptung
• Gekonnt „Nein” sagen tut gut

Stressfrei durch den Arbeitstag

• Bewertung persönlicher Stressfaktoren
• Mehr Gelassenheit statt Hektik
• Drei Schritte gegen den Stress

Das Office sicher repräsentieren

• Ihre Alltagsrhetorik: Klare Worte zeigen klare Wirkung
• Kund/innen empfangen und begleiten
• „Small Talk“ – die Kunst der stilvollen Konversation

Methodik

Kurzvorträge, Gesprächsrunden und Erfahrungsaustausch, Gruppenarbeiten, Fallbeispiele aus der Praxis für die Praxis.

Zielgruppe

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus Assistenz, Office Management und Sekretariat, die ihre Vorgesetzten (m/ w) zeitgemäß unterstützen und entlasten möchten.

Ihr Nutzen

Sie setzten sich zwei Tage lang intensiv damit auseinander, wie Sie Ihre Arbeit weiter optimieren können. Nutzen Sie den praxisnahen, komprimierten Wissensinput der Referentin sowie den Austausch in der Gruppe, um neue Arbeitsweisen und hilfreiche digitale Tools kennenzulernen, die Ihre Arbeit leichter und effizienter machen. Sie reflektieren Ihre bisherige Arbeitsweise und erarbeiten – fern des eigenen Arbeitsplatzes und ohne Zeitdruck – wie Sie diese verändern können, um noch zufriedener zu sein.

Sie erhalten leicht umsetzbare „Tipps & Tricks“, die Sie direkt nach dem Seminar in Ihrem Büroalltag umsetzten können.

Durch das Trainieren klarer, souveräner Kommunikation wirken Sie künftig sicherer auf Vorgesetzte und Kunde/innen. Darüber hinaus spüren Sie Ihre persönlichen Zeitdiebe auf und erfahren, wie Sie gezielt gegen Stress und Zeitdruck angehen. Sie kehren mit frischen Ideen & neuer Motivation zurück in Ihr Office.

TRAINERIN DES SEMINARS

Antje Barmeyer
sammelte 20 Jahre lang Erfahrungen als Sekretärin, Assistentin der Geschäftsleitung und als Verwaltungsleiterin eines großen Ingenieur-Büros für Tiefbau. Seit über zwei Jahrzehnten gibt sie diese praktischen Erfahrungen in Seminaren und Workshops sowie Vorträgen bei Fachkonferenzen an ihre Teilnehmerinnen und Teilnehmer weiter. Zu ihrer Zielgruppe gehören Mitarbeitende in der Assistenz und der Verwaltung sowie Fach- und Führungskräfte. Darüber hinaus betätigt sie sich als Autorin und schreibt Artikel für Fachzeitschriften und wirkt als Co-Autorin in Fachbüchern mit. Die Themenschwerpunkte sind im Bereich Arbeitsorganisation und Zeitmanagement, Projektmanagement, Kundenorientierung in Wort und Schrift, Kommunikation und Rhetorik sowie Stil und Etikette. Frau Barmeyer engagierte sich über 15 Jahre ehrenamtlich im Vorstand des Bundesverbandes Sekretariat- und Büromanagement (bSb).

Eventdatum: 05.11.25 – 06.11.25

Eventort: Heidelberg

WER GUT MITEINANDER ARBEITEN WILL, MUSS GUT MITEINANDER REDEN KÖNNEN!

Mitarbeiterführung für Meister und Vorarbeiter – für die Führung eines Teams verantwortlich zu sein ist nicht immer leicht. Fragen Sie sich häufiger, was „gute Führung“ ausmacht und wie es Ihnen gelingt, Ihr Team „mit ins Boot“ zu holen? – Dann sind Sie in diesem Seminar genau richtig.

Der erfahrene Trainer Herbert Hollweg zeigt, wie Führung in unterschiedlichen Situationen und mit unterschiedlichen Menschentypen am besten gelingt. Sie erfahren, wie Sie gut mit Ihren Mitarbeiter*innen kommunizieren, sie motivieren und weiterentwickeln können. Mit dem „richtigen Ton“ und zielführenden Mitarbeitergesprächen lässt sich viel erreichen, auch in kritischen Situationen. Lernen Sie im geschützten Rahmen der Weiterbildung, wie Ihnen das künftig noch besser gelingt.

Themenüberblick:

1. Führungsgrundsätze: Sinn und Zweck von Führung
2. Die Bedeutung von Kommunikation & Motivation im Führungsalltag
3. Mitarbeiter*innen fordern, fördern und entwickeln
4. Aufruhr im Team – Wie Sie Ihre Leute wieder „einfangen“
5. Mit schwierigen Zeitgenossen richtig umgehen
6. Zielführende Mitarbeitergespräche führen

INHALTE DES SEMINARS „MITARBEITERFÜHRUNG FÜR MEISTER UND VORARBEITER“:

Führungsgrundsätze: Sinn und Zweck von Führung

• Ihre Positionierung als Führungskraft – Sympathie, Status und Macht
• Jede*r „tickt“ anders – situationsgerechtes Führungsverhalten
• Führen heißt kommunizieren!

Kommunikation als Schlüssel zu Ihren Mitarbeitenden

• Informationen rechtzeitig weitergeben
• Anweisungen mitarbeiterorientiert erteilen
• Anregungen und Informationen annehmen
• Informationsmängel und Geheimniskrämerei vermeiden

Mitarbeiter*innen „mit ins Boot nehmen“ – erfolgreich motivieren

• Bedürfnisse der Mitarbeitenden erkennen und angemessen berücksichtigen
• Mitarbeiter*innen für gemeinsame Ziele begeistern
• Selbstmotivation – wie motiviere ich mich selbst?

Mitarbeiter*innen fordern, fördern und entwickeln

• Verhaltensänderungen bewirken
• Gründe für nichterwünschtes Verhalten erkennen
  – fehlende Qualifikation

– fehlende Information

– fehlende Einsicht

– Mit den entsprechenden Maßnahmen gegensteuern

– aufgabenorientierte Unterweisung durchführen

– ausführliche Informationen geben

– Auswirkungen des Fehlverhaltens für den Betrieb und die Mitarbeitenden erklären

Aufruhr im Team – Wie Sie Ihre Leute wieder „einfangen“

• Den Einfluss einzelner auf die Gesamtgruppe (er)kennen
• Den positiven Einfluss für die Gruppe nutzen
• Gründe für den negativen Einfluss herausfinden

Mit schwierigen Zeitgenossen richtig umgehen

• Wie man Konflikte rechtzeitig erkennt
• Konflikte zwischen einzelnen Teammitgliedern
• Konflikte zwischen Meister und Mitarbeiter*in
• Gesprächsführung bei Konflikten – argumentieren, überzeugen, verhandeln

Der Ton macht die „Musik“ – so sprechen Sie Ihre Leute an

• Leistung steigern durch Bestätigung und Korrektur
• Anerkennung und Kritik richtig ausdrücken

Motivierende Mitarbeitergespräche führen

• Wie sage ich es meiner Mitarbeiterin/meinem Mitarbeiter?
• Welche Kommunikationsprobleme gibt es?
• Wie teile ich „unangenehme Dinge“ mit?
• Welche Missverständnisse können auftreten?
• Wie erreiche ich die Zustimmung meiner Leute?
• Wie kann ich das Selbstwertgefühl meiner Mitarbeiter*innen steigern?

Methodik
Wissensvermittlung durch den Trainer, zahlreiche Beispiele aus der Praxis, Gespräche und Übungen.

Zielgruppe
Operative Führungskräfte (Meister, Vorarbeiter…), die ihre Mitarbeiterführung verbessern möchten.

Ihr Nutzen
Durch eine verbesserte Kommunikation bringen Sie Unternehmensziele und Mitarbeiterinteressen künftig noch besser in Einklang. Durch Ihre optimierte Führung holen Sie Ihre Mitarbeiter*innen „ins Boot“ und im Team erreichen Sie Ihre Ziele einfacher und besser! Nach diesem Seminar wissen Sie, worauf Sie achten müssen, um Ihrem Team den Rücken zu stärken. Gegenseitige Wertschätzung auszudrücken ist Übungssache – in dieser Schulung trainieren Sie neue Verhaltensweisen, die Sie in Ihrem Alltag sofort anwenden können.

TRAINER

Herr Herbert Hollweg
ist seit mehr als 25 Jahren Unternehmensberater und Managementtrainer und seit vielen Jahren Experte für operative Führungskräfte (Meister, Vorarbeiter, usw.). Seine Trainingsschwerpunkte sind Führung, Team- und Organisationsentwicklung sowie Präsentation und Kommunikation. Sein Trainingserfolg basiert einerseits auf seiner langjährigen praktischen Erfahrung und andererseits auf seiner umfassenden Ausbildung. Neben der erfolgreichen Teilnahme an zahlreichen Trainings- und Coachingmaßnahmen ist Herbert Hollweg Absolvent der Fortbildungsreihe zum Kommunikationsberater und -trainer von Prof. Dr. Friedemann Schulz von Thun.

Eventdatum: 22.09.25 – 23.09.25

Eventort: Heidelberg