Perfekte Chefentlastung und Büroorganisation durch die Agile Chef-Assistenz

Agile Chef-Assistenz – An die Organisation in Ihrem Office werden vielfältige Anforderungen gestellt:

Die optimale Zuarbeit zu einem oder mehreren Vorgesetzten (m/w), die Unterstützung eines Teams, die Bewältigung von Fachaufgaben unterschiedlicher Sachgebiete, die Betreuung von Projekten oder auch die Unterstützung bei der Digitalisierung müssen professionell bewältigt werden.

Dazu benötigen Sie als Agile Chef–Assistenz ein optimales Informations- und Wissensmanagement und einen souveränen Auftritt gegenüber Vorgesetzten, Kund/innen und Mitarbeiter/innen sowie klare Regeln für die Zusammenarbeit.

Beeindrucken Sie Ihre Chefin/ Ihren Chef mit neuen Ideen für eine optimale Entlastung vom Alltagsgeschäft, so dass sie/ er sich auf die wesentlichen Führungsaufgaben fokussieren kann.

Themenüberblick des Seminars „Agile Chef-Assistenz“:

1. Klarheit und offene Kommunikation als Basis guter Zusammenarbeit
2. Digitale Tools und Informationsmanagement 4.0: So behalten Sie den Überblick
3. Teamwork auf Distanz: So gelingt die Zusammenarbeit virtuell
4. Mit Psychologie, kundenorientierter Kommunikation & optimiertem Zeitmanagement punkten
5. Weniger Stress & mehr Gelassenheit im Büroalltag

Inhalte des Seminars „Agile Chef-Assistenz“

Das Fundament guter Zusammenarbeit

• Ihre Rolle in der Assistenz: „König/-in ohne Reich“ oder „Mädchen/ Junge für alles“?
• Regelmäßiges Feedback für beide Seiten
• Klare Absprachen – Missverständnisse vermeiden
• Schärfen Sie Ihr Einfühlungsvermögen: So „tickt“ Ihr Umfeld
• Eineneue (junge) Chefin/ein neuer (junger) Chef – und jetzt?

Mit digitalen Tools den Überblick behalten

• Outlookgezielt nutzen und einsetzen
• Termine professionell planen, koordinieren und überwachen
• Digitale Ablage effizient gestalten

Wirkungsvolles Informationsmanagement 4.0

• Umgang mit dem Postfach der/ des Vorgesetzten
• Die E-Mail-Flut beseitigen
• Wissensmanagement mit OneNote

Virtuelle Zusammenarbeit auf Distanz

• Die räumliche Distanz zu den Vorgesetzten optimal überbrücken
• Geeignete digitale Hilfsmittel nutzen
• Gute Teamarbeit trotz Homeoffice

Die Psychologie der rationellen Organisation

• ABC-Analyse und Eisenhower-Prinzip: ein alter Hut?
• Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden
• Der Sägeblatt-Effekt und seine Folgen

Selbstbestimmtes Handeln und Verantwortung

• Zeitdiebe erkennen und nachhaltig beseitigen
• Umgang mit der „Aufschieberitis”
• Durchsetzungskraft und Selbstbehauptung
• Gekonnt „Nein” sagen tut gut

Stressfrei durch den Arbeitstag

• Bewertung persönlicher Stressfaktoren
• Mehr Gelassenheit statt Hektik
• Drei Schritte gegen den Stress

Das Office sicher repräsentieren

• Ihre Alltagsrhetorik: Klare Worte zeigen klare Wirkung
• Kund/innen empfangen und begleiten
• „Small Talk“ – die Kunst der stilvollen Konversation

Methodik

Kurzvorträge, Gesprächsrunden und Erfahrungsaustausch, Gruppenarbeiten, Fallbeispiele aus der Praxis für die Praxis.

Zielgruppe

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus Assistenz, Office Management und Sekretariat, die ihre Vorgesetzten (m/ w) zeitgemäß unterstützen und entlasten möchten.

Ihr Nutzen

Sie setzten sich zwei Tage lang intensiv damit auseinander, wie Sie Ihre Arbeit weiter optimieren können. Nutzen Sie den praxisnahen, komprimierten Wissensinput der Referentin sowie den Austausch in der Gruppe, um neue Arbeitsweisen und hilfreiche digitale Tools kennenzulernen, die Ihre Arbeit leichter und effizienter machen. Sie reflektieren Ihre bisherige Arbeitsweise und erarbeiten – fern des eigenen Arbeitsplatzes und ohne Zeitdruck – wie Sie diese verändern können, um noch zufriedener zu sein.

Sie erhalten leicht umsetzbare „Tipps & Tricks“, die Sie direkt nach dem Seminar in Ihrem Büroalltag umsetzten können.

Durch das Trainieren klarer, souveräner Kommunikation wirken Sie künftig sicherer auf Vorgesetzte und Kunde/innen. Darüber hinaus spüren Sie Ihre persönlichen Zeitdiebe auf und erfahren, wie Sie gezielt gegen Stress und Zeitdruck angehen. Sie kehren mit frischen Ideen & neuer Motivation zurück in Ihr Office.

Eventdatum: 04.03.26 – 05.03.26

Eventort: Heidelberg

Vom Teammitglied zur Führungskraft

Erfolgreicher Einstieg in die neue Führungsrolle, wenn sich ein*e Mitarbeiter*in aus dem Kollegenkreis zur/zum Vorgesetzten entwickelt, ist dies eine Herausforderung für alle Beteiligten. Kolleg*innen arbeiten häufig eng zusammen, dabei entstehen sowohl freundschaftliche Beziehungen als auch Rivalitäten. In Ihrer neuen Rolle als Führungskraft müssen Sie Ihr Wissen neu bewerten und die Führungsrolle souverän übernehmen.

Was erwartet Ihr Umfeld von Ihnen als Führungskraft? Was sind Ihre Aufgaben und wie können Sie diese mit dem richtigen Maß an Nähe und Distanz zu den ehemaligen Kolleg*innen erfüllen? Was sind die besonderen Herausforderungen des Rollenwechsels zur/zum Vorgesetzten?

Das Seminar „Erfolgreicher Einstieg in die neue Führungsrolle“ hilft Ihnen, diese Fragen zu beantworten sowie schwierige Situationen der Anfangsphase bewusst und frühzeitig zu erkennen. Sie erhalten einen fundierten Überblick über die Aufgaben einer Führungskraft, reflektieren die Situation des Rollenwechsels und erfahren, wie Sie durch Kommunikation, Mitarbeitergespräche, Motivation und Delegation das richtige Maß an Nähe und Distanz zu Ihren Mitarbeitenden schaffen.

Eventdatum: 27.01.26 – 28.01.26

Eventort: Heidelberg

Schneller Einstieg in die Grundlagen der bAV, inkl. Berufständische Versorgung, Zusatzversorgung und FörderRenten

Neben der gesetzlichen Altersversorgung spielt die Betriebsrente bzw. die öffentlich-rechtliche Zusatzversorgung oder berufsständische Versorgung eine wichtige Rolle im Aufbau der Altersversorgung. Da die Betriebsrente eine arbeitsrechtliche Grundlage, hat sind die Kenntnisse hierüber sehr wichtig und notwendig, um bspw. bAV- Produktlösungen besser einordnen zu können. Schlägt dies fehl, haftet der Arbeitgeber subsidiär. Außerdem gibt es Regelungen im Gesetz (BetrAVG, EStG), welche präsent sein sollten.

Eventdatum: 27.01.26 – 28.01.26

Eventort: Heidelberg

Auf den Punkt gebracht: Erfrischend und kurzweilig kommunizieren

Langatmige Vorträge, ineffiziente Meetings und scheinbar ziellose Diskussionen strapazieren nicht nur die Geduld der Betroffenen, sondern sind auch betriebswirtschaftlich nicht zu rechtfertigen. In diesem Seminar „Auf den Punkt gebracht“ lernen Sie komplexe Sachverhalte klar, deutlich, kurz und präzise zu kommunizieren. Sowohl in Emails wie auch in strukturierten, kurzen Wortbeiträgen folgen Ihnen die Zuhörer*innen bis zum Ende. Sie vertreten Ihre mündlichen oder schriftlichen Beiträge effizient, erfolgreich und anschaulich.

Eventdatum: 05.05.26 – 06.05.26

Eventort: Heidelberg